Компанії активно переходять на віддалений формат роботи, адже це зручно і для працівників, яким не потрібно більше прокидатись з самого ранку та добиратись до місця роботи, так і для керівників, які таким чином економлять на оренді офісу та мають змогу залучати людей з усього світу. Водночас віддалена робота — це завжди ризик недотримання дедлайнів. Як забезпечити відповідність термінів без контролю кожного кроку працівників? Розбираємось разом зі Школою бізнесу Нова пошта.
1. Встановіть чіткі цілі
По-перше, дедлайн має бути чітким. Забудьте про «до кінця тижня» чи «завтра або післязавтра». Натомість радимо встановити чіткий час, коли робота має бути виконана. Наприклад, це може бути середа, 15:00.
По-друге, ТЗ має бути детальним. Не радимо надиктовувати ТЗ в голосових чи навіть обговорювати задачу під час онлайн-зустрічі. Найкраще рішення — текстовий документ у Word чи Google Docs, де будуть розписані всі вимоги до задачі. До документа працівник зможе повернутись в будь-який час, щоб перевірити відповідність цим вимогам. Ставте задачу максимально детально: якщо це стаття, однієї теми та обсягу тексту не вистачить. Додайте ключі та позначте частини тексту, де вони мають міститись, створіть план статті, розпишіть TOV і обговоріть всі табу в тексті.
По-третє, цілі мають бути вимірними. Якщо, наприклад, ви поставили задачу протестувати маркетинг-стратегію, скористайтесь SMART-цілями: це не про «збільшити продажі», а про «збільшити річний дохід від продажів на 15%», «збільшити кількість відгуків в Google на 50%», «залучити 10 тисяч нових підписників в соцмережах» тощо.
2. Окресліть зони відповідальності
Кожен працівник компанії повинен чітко розуміти, за що він несе відповідальність. Наприклад, якщо ви попросите зробити вам каву під час брейн-шторму, піднятись та виконати прохання має секретар чи інша відповідальна людина, а не розробник чи дизайнер. Так само і з іншими тасками: коли з’являється задача, конкретна людина повинна одразу розуміти, що це — лише її зона відповідальності. Зберіть нараду та чітко розподіліть обов’язки, щоб і працівники працювали ефективніше, і ви знали, з кого питати за помилки чи зриви дедлайнів.
3. Контролюйте м’яко
Без контролю дотримання дедлайнів краще не очікувати. Надмірний тиск на колектив викликає обурення, а тому важливо спостерігати за роботою працівників правильно. Наприклад, ви можете розбити великий проєкт на етапи, щоб контролювати кожен із них, проводити регулярні короткі дзвінки в Zoom, що допоможе дізнатись про рух процесів і виконані задачі, а також створити проміжні точки, де відбуватиметься перевірка зробленої роботи. Використовуйте методологію Agile або Kanban для розподілу завдань: наприклад, Kanban передбачає наявність кількох вузькопрофільних груп, де спочатку за роботу беруться, наприклад, аналітики, потім вебдизайнери, а завершують все розробники.